BM: Bỏ email là tự giải thoát cho mình?

Nhiều người muốn tránh hộp thư inbox hoặc thậm chí xóa nó đi.

Những người quyết định bỏ email nói rằng cuộc sống có khá hơn, nhưng liệu có ảnh hưởng phụ nào tiêu cực?

Những người viết email cho Audie Chamberlain có cảm giác rằng ông nghỉ phép dài hạn.

Đó là vì đã 2 năm nay mọi người viết cho Chamberlain đều nhận được thông báo tự động là ông không ở văn phòng và đề nghị gửi tin nhắn hoặc viết email cho người cộng sự ông.

Nhưng ông hoàn toàn không bỏ bê công việc. Thực chất, Chamberlain, giám đốc Lion & Orb, một công ty đẩy mạnh quan hệ công cộng ở Denver và Colorado ở Mỹ, đã quyết tâm bỏ email. Bạn không đọc nhầm đâu, Chamberlain không dùng email nữa.

Thay vào đó, ông sử dụng tin nhắn hoặc điện thoại, ngay cả cho công việc. Ông mang theo hai điện thoại để có thể tách biệt những địa chỉ truyền thông xã hội của ông và ảnh ra khỏi những địa chỉ phone khác mà ông liên hệ qua tin nhắn và cuộc gọi.

Kết quả: Ông hoạt động phần nhiều không dùng đến máy tính. "Như thế rất tự do" ông nói. "Tôi cảm thấy rảnh thời gian để suy nghĩ và có được nhiều hơn những đàm luận bổ ích." Việc này cũng có lợi cho khách hàng nữa vì ông có thể kiểm tra và trả lời ngay các tin nhắn và các cuộc gọi trừ khi ông ngủ, ông nói.

Nhiều người muốn tránh hộp thư inbox hoặc thậm chí xóa nó đi. Và thực tế một số trong chúng ta đang làm thế, bỏ hẳn hoặc bỏ theo giờ, hạn chế thời gian kiểm tra email hoặc nói với người viết chuyển hẳn sang hình thức liên hệ khác.

"Tôi kiểm tra chắc chắn rằng email nào là không quan trọng và bỏ qua," Mubs Iqbal nói. Ông 42 tuổi, thiết kế viên trang web ở Clifton Park- New York- Mỹ, trong năm qua ông đã dùng hỗn hợp Slack, Hipchat và Facebook Messenger làm phương tiện chính để giao thiệp công việc và với bạn bè.

Những người tránh sử dụng email nói rằng mục đích là để có nhiều thời gian hơn cho các loại công việc khác và cho thông tin liên lạc. Thực tế, sử dụng email nhiều gắn liền với năng suất thấp và mức căng thẳng cao, theo Gloria Mark, một giáo sư ở đại học California Irvine và là người tác giả chính của việc nghiên cứu năm 2014 về vấn đề này.

Theo điều kiện của mình

Nhiều người nhận cả trăm email mỗi ngày.

Trong khi đó Laura Belgray, người sáng lập công ty bản quyền Talking Shrimp không hoàn toàn rời bỏ email, bà đã trải nghiệm việc trả lời email theo điều kiện của mình. Sau khi dự một hội thảo về năng suất vào tháng 1, Belgray, ở New York, bà chỉ trả lời hoặc kiểm tra email sau 11 giờ sáng vào những ngày trong tuần và trưa vào ngày cuối tuần. Hai giờ trong ngày không mở email bây giờ được dùng để viết liên tục mà không bị chi phối. Việc viết trả lời các email "có thể làm ta bị sao nhãng hoàn toàn," Belgray nói.

Chắc chắn là các ứng dụng tin nhắn cũng gây sao nhãng như email nhưng việc viết trả lời có thể ngắn và kém nghi thức hơn nên nó được thực hiện nhanh hơn, Iqbal (nhà thiết kế trang web) nói.

Do chuyển đổi sang các biện pháp trao đổi nhanh nên ông ít bị ám ảnh là phải trả lời ngay các email hoặc phải bỏ ngỏ hòm thư inbox. Email "nay còn hơn là một công cụ kết tập," Iqbal nói. Mặc dù ông có đọc hết các dòng chủ đề email trong inbox mỗi ngày một lần, nhưng ông vẫn thường viết trả lời qua các ứng dụng tin nhắn.

Những hạn chế

Không phải tất cả chúng ta cần phải rời bỏ hẳn email, và dù sao chăng nữa với nhiều người là không thể . Chỉ cần rút thời gian trả lời các email có thể giúp ta lập lại một lệ thường, tác giả Jo Piazza, 36 tuổi, người đã rời bỏ email do phải hoàn tất một cuốn sách cho kịp hạn vào năm ngoái, nói.

Để email không cản trở mình, Piazza đặt tin nhắn tự động là bà sẽ trả lời sau vào buổi tối hoặc vào sáng hôm sau. Việc này giúp bà viết được liên tục vào ban ngày mà không phải xử lý hàng chục email gửi tới về công việc tư vấn kỹ thuật số và email của bạn bè. "Tôi cảm thấy phải bắt đầu kiểm soát các email khi chúng tới," Piazza, sống ở San Francisco-Mỹ và viết cuốn "Lập gia đình như thế nào", nói.

Thoạt đầu, các bạn của Piazza và các đối tác công việc bỏ tắt qua tin nhắn tự động bằng cách tiếp xúc trực tiếp với bà qua nhắn tin hoặc Facebook.

Nhưng sau một thời gian phần lớn hiểu là họ không thể có được sự trả lời tức khắc, bà nói.

Bây giờ, bà trả lời cho hầu hết các email vào buổi tối, nhưng sử dụng ứng dụng Boomerang để lập lịch các email vào ngày và vào thời gian cụ thể nhất định. Piazza thích gửi các thư đi vào giữa buổi sáng khi mà phần lớn người đang làm việc và đang chờ đón công việc. Quá trình này, bà nói, "làm tôi thận trọng hơn trong việc sử dụng email."

Những người xóa mất các email có thể phải chuẩn bị để đón phản tác động, Chamberlain cảnh báo. Khi ông lần đầu quyết định là ông sẽ không mở email nữa thì việc trả lời 'không ở văn phòng' là để người liên hệ biết rằng ông "không còn ở địa chỉ này nữa" hơn là chuyển hướng họ sang một lựa chọn nào đó mà nó có thể gây bối rối và tác động xấu với một số bạn bè.

"Thật là một cú sốc là tôi đã bỏ nó," ông kể lại.

Câu trả lời tự động có lời lẽ nhẹ nhàng bao nhiêu được gửi tới các đối tác của ông thì nó càng thích hợp bấy nhiêu, ông nói. Danh thiếp mà ông làm cho năm 2015 cũng không có địa chỉ email. Thay vì email, ông cung cấp số điện thoại di động để nhắn tin.

Sau một năm sử dụng câu trả lời 'không ở văn phòng', Piaza, tác giả bài này, nói rằng bà nhận được ít email hơn vì các đối tác công việc biết trước sẽ được trả lời chậm. Mặc dù bà không dùng nó một cách thường xuyên, nhưng việc thử nghiệm này có những cái lợi về lâu dài. "Sau một thời gian việc này rèn luyện họ gửi tôi những email có chất lượng hơn và có hiệu quả hơn," bà nói.

Alina Dizik