BM: Làm việc cùng chung văn phòng sẽ tổn hại trí nhớ?

Bốn năm trước, Chris Nagele làm điều mà nhiều nhà quản lý các công ty công nghệ đã làm trước đó - dời công ty của mình đến chung văn phòng.

Trước đó, nhân viên của ông được phép làm việc từ nhà, nhưng ông muốn mọi người đến một chỗ cùng nhau, để xây dựng mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, mọi việc nhanh chóng cho thấy đó là sai lầm lớn. Mọi người đều trở nên sao lãng, hiệu suất công việc sụt giảm, trong lúc các nhân viên cảm thấy buồn bực, thậm chí bản thân Nagele cũng vậy.

Vào 4/2015, khoảng ba năm sau khi dời đến chung văn phòng, Nagele chuyển công ty đến một văn phòng có diện tích 10.000 feet vuông (khoảng 930 mét vuông), nơi mỗi người đều có không gian riêng, có thể đóng kín cửa lại.

Hậu quả của không gian mở

Nhiều công ty đã áp dụng ý tưởng chung văn phòng - khoảng 70% văn phòng ở Mỹ là theo dạng này - và theo hầu hết các số liệu thì rất ít công ty quay trở lại không gian làm việc truyền thống với văn phòng và cửa đóng kín.

Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty Mỹ ngày nay có năng suất làm việc giảm 15%, các nhân viên gặp rất nhiều khó khăn để tập trung và họ có nguy cơ ốm bệnh cao gấp đôi trong không gian làm việc mở. Nghiên cứu này đã góp phần vào những tiếng nói phản đối ngày càng nhiều đối với mô hình văn phòng này.

Kể từ khi chuyển văn phòng công ty, chính Nagele đã nghe thấy những người khác trong ngành công nghệ nói rằng họ khao khát được làm việc trong kiểu văn phòng khép kín.

"Nhiều người đồng ý rằng họ không chịu được chung văn phòng," ông nói. "Họ không bao giờ làm được việc gì và phải làm thêm việc ở nhà."

Khó có khả năng là ý tưởng về chung văn phòng sẽ sớm biết mất, nhưng một số công ty đang theo gương của Nagele và quyết định quay trở về kiểu văn phòng làm việc riêng tư.

Ích lợi của văn phòng khép kín

Có một lý do quan trọng mà tất cả chúng ta đều thích không gian làm việc trong bốn bức tường với một cánh cửa khép kín: đó là sự tập trung. Sự thật là chúng ta không thể nào làm cùng lúc nhiều việc và những xao lãng nhỏ sẽ khiến chúng ta mất tập trung từ 20 phút trở lên.

Hơn nữa, một số dạng chung văn phòng còn ảnh hưởng tiêu cực đến trí nhớ của chúng ta. Điều này đặc biệt đúng với kiểu văn phòng linh hoạt - một dạng chung văn phòng cho phép nhân viên ngồi bất cứ chỗ nào họ muốn và di chuyển máy móc thiết bị cùng với họ.

Chúng ta sẽ giữ nhiều thông tin trong trí nhớ hơn nếu chúng ta ngồi ở một chỗ, bà Sally Augustin, nhà tâm lý thiết kế và môi trường ở La Grange Park, bang Illinois, Mỹ, nói. Chúng ta không thể thấy rõ điều này mỗi ngày, nhưng chúng ta để những thông tin ra khỏi bộ nhớ của mình - thường là những chi tiết nhỏ - và đặt chúng vào môi trường xung quanh, bà giải thích.

Những chi tiết này - có thể là bất cứ điều gì, từ một ý tưởng bất chợt nảy ra mà chúng ta muốn chia sẻ cho đến thay đổi màu sắc trên cuốn brochure mà chúng ta đang thiết kế - chỉ có thể nhớ lại được trong bối cảnh chúng xuất hiện.

Đối với nhiều người chúng ta, tiếng ồn là thứ làm phiền nhất. Các giáo sư ở Đại học Sydney phát hiện rằng gần 50% những người làm việc trong không gian hoàn toàn mở và gần 60% những người làm việc trong những ô có tường phân cách thấp cảm thấy khó chịu với tiếng ồn. Chỉ có 16% những người làm việc trong không gian riêng có cảm giác tương tự.

Các giáo sư này đã hỏi những người làm việc trong các kiểu văn phòng khác nhau về mức độ hài lòng đối với môi trường làm việc của họ, dựa trên 14 tiêu chí khác nhau, trong đó có nhiệt độ, chất lượng không khí và sự xâm phạm của tiếng ồn. Kiểu văn phòng đóng cho kết quả tốt hơn kiểu chung văn phòng.

Giao tiếp nhiều, ý tưởng ít

Bên cạnh chi phí thấp, một lập luận chính để cổ súy cho chung văn phòng là nó giúp tăng sự hợp tác. Tuy nhiên, có nhiều cơ sở cho thấy chúng ta ít khi nghĩ ra được những ý tưởng hay nếu chúng ta chỉ đơn thuần chém gió giữa đám đông.

Thay vào đó, những điều mà chúng ta nhiều khả năng sẽ nghe thấy là món quà Giáng sinh mà một đồng nghiệp sẽ mua cho gia đình, hay rắc rối mà một đồng nghiệp khác gặp phải trong đời sống vợ chồng.

"Mọi người thật sự nói chuyện với nhau nhiều hơn, nhưng họ không nói nhiều về những thứ liên quan đến công việc," Augustin cho biết.

Vấn đề là thế này: nếu bạn làm việc trong không gian mở thì mỗi khi cần thảo luận để tìm ra ý tưởng mới, chúng ta sẽ vẫn luôn cần đặt một phòng họp để mọi người cùng ngồi vào. Bởi việc suy nghĩ tìm ý tưởng vẫn là điều cần tới một mức độ hoạch định và riêng tư nhất định.

Và hóa ra là chúng ta làm việc hiệu quả nhất khi chúng ta tập trung hoàn toàn, Augustin nói.

Chúng ta có thể làm việc ở nơi đông đúc nhưng sản phẩm cuối cùng không được như khi chúng ta làm việc ở nơi tĩnh lặng.

"Làm việc như thế không hiệu quả," bà nói. "Thật là không hay, chúng ta lại phí phạm nhân lực như vậy khi không cho họ không gian giúp họ làm việc tốt hơn."

Bà nói rằng dĩ nhiên việc xây dựng mối quan hệ và biết nhau cũng là điều quan trọng, nhưng có rất nhiều cách để tạo dựng quan hệ trong văn phòng khép kín. Chẳng hạn như công ty của Nagele ăn trưa cùng nhau mỗi ngày. Một vài ý tưởng đi ra từ các cuộc nói chuyện bên bàn ăn, ông nói, nhưng hầu hết các ý tưởng được hình thành từ trong các phiên suy nghĩ tập trung.

Không thoải mái?

Đối với những công việc đòi hỏi sự tập trung như viết lách, quảng cáo, lên kế hoạch tài chính và lập trình máy tính, một số công ty không sẵn sàng xây dựng chung văn phòng và đang thử nghiệm kiểu văn phòng khép kín và tĩnh lặng.

Vấn đề là với kiểu văn phòng này thì một số người trong chúng ta không cảm thấy thoải mái khi bị bỏ lại một mình - nó có thể tạo ra cảm giác là chúng ta không còn mấy trọng lượng nếu chúng ta không có mặt.

Điều này đặc biệt chính xác ở những môi trường làm việc áp lực cao. Một số người trong chúng ta thậm chí còn cảm thấy rằng việc tìm đến căn phòng riêng tĩnh lặng là dấu hiệu của sự yếu kém, Augustin phân tích.

Các công ty khác đang xây dựng không gian khép kín cho những bộ phận nhỏ. Công ty Ryan Mullenix, một đối tác của NBBJ, một công ty kiến trúc toàn cầu, đã làm việc với các công ty công nghệ chuyên xây dựng văn phòng cho từ ba đến 16 nhân viên.

Họ vẫn có thể hợp tác, nhưng họ cũng có thể ngăn chặn tiếng ồn từ các bộ phận khác trong công ty mà họ không cần thiết phải nghe thấy.

Công nghệ cũng giúp ích trong việc này. Văn phòng của Mullenix có các bộ phận cảm ứng đặt cách xa nhau 10 feet (khoảng 3 mét) giúp theo dõi tiếng ồn, nhiệt độ và mức độ đông đúc trong phòng. Nhân viên có thể sử dụng một phần mềm điện thoại để tìm chỗ yên lặng nhất trong phòng.

Tin không vui cho những người ghét làm việc trong môi trường chung văn phòng là mô hình làm việc này chắc sẽ còn tồn tại lâu. Nhưng, Nagele nói, các công ty cần cân nhắc nhiều hơn về chuyện này. Nhân viên công ty ông vui vẻ hơn, làm việc hiệu quả hơn, và điều đó không chỉ giúp ích cho công ty, mà còn cho cả đội ngũ nhân viên.

"Mọi người này có thể tập trung làm việc, có nhiều thời gian cho công việc hơn," ông nói. "Điều đó tốt cho tất cả mọi người."

Bryan Borzykowski