BM: Đừng để những bận rộn vụn vặt 'giết chết' các mục tiêu lớn

Hãy xem điều này có quen thuộc không: bạn làm việc suốt ngày tại nơi làm việc dưới áp lực của thời hạn, hối hả chạy đến các cuộc họp, viết vội email, cảm thấy bận rộn, và gần như muốn nín thở.

Tuy nhiên, khi ngày làm việc thông thường gần kết thúc, bạn trầm uất nhận ra rằng bạn thậm chí còn chưa bắt đầu dự án lớn mà bạn dự định sẽ giải quyết vào ngày hôm đó.

Thế là bạn mang công việc về nhà, hoặc quyết định không làm như thế nhưng không ngừng cảm thấy có lỗi.

Dù bằng cách nào đi nữa, công việc của bạn đang lan vào phần còn lại của cuộc đời, lấy mất thời gian và tinh thần lẽ ra là để dành cho gia đình, nghỉ ngơi hoặc vui chơi, và khiến bạn cảm thấy kiệt sức và có chút bực bội.

Bạn quyết định rằng ngày mai sẽ khác. Nhưng đến sáng, chắc chắn bạn sẽ thấy mình trở lại trên guồng quay bận rộn.

Đó là tình huống mà Antonia Violante đã chứng kiến rất nhiều tại những nơi làm việc mà bà nghiên cứu ở Mỹ trong khuôn khổ dự án về cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

Bế tắc trong đường hầm

Các nhà khoa học hành vi và các nhà nghiên cứu như bà gọi đó là 'đi vào đường hầm'.

Khi chúng ta bị căng thẳng và cảm thấy bị áp lực về thời gian, Violante giải thích, dải băng thông nhận thức và chú ý của chúng ta thu hẹp lại như thể chúng ta đang ở trong đường hầm.

Đôi khi đó có thể là điều tốt, giúp chúng ta tập trung tối đa vào công việc quan trọng nhất.

Nhưng 'đi vào đường hầm' có một mặt tối.

Khi chúng ta bị kẹt vào bẫy khan hiếm thời gian, hay là trong một chế độ chữa cháy hoảng loạn, chúng ta chỉ có thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt nhất, mà thường là có giá trị thấp ngay trước mắt, thay vì dự án lớn hay tư duy chiến lược dài hạn vốn giúp đưa chúng ta ra khỏi đường hầm ngay từ đầu.

"Chúng tôi nhìn thấy mọi người cuối cùng đi vào đường hầm một cach sai lầm," bà nói.

Tại sao email đem đến phần thưởng sai?

Email chắc chắn thuộc dạng đó.

Đối với Violante, nhân viên cao cấp tại ideas42, một công ty phi lợi nhuận có văn phòng trên khắp nước Mỹ và New Delhi vốn sử dụng khoa học hành vi để giải quyết các vấn đề trong thế giới thực, thì email như một cỗ máy đánh bạc hoàn hảo thu hút sự chú ý của mọi người.

Tiếng 'ping' báo hiệu có email mới khiến trí não tạo cho ta cảm giác mình đang bận rộn, giống như một cỗ máy đánh bạc hoàn hảo thu hút sự chú ý của mọi người

Bộ não của chúng ta được lập trình để tiếp nhận sự mới lạ, vì vậy chúng ta thực sự thích bị gián đoạn mỗi khi nghe âm thanh ngẫu nhiên báo ta có tin nhắn mới hay email mới.

Con người ta luôn thích cảm giác mình đang rất bận rộn và làm việc hiệu quả.

Khi kết hợp sự khan hiếm thời gian với sự lôi kéo của cái mới lạ và sự khao khát bận rộn, thật dễ thấy tại sao cuối cùng chúng ta lại tập trung thời gian và sự chú ý của mình vào bất cứ điều gì ngay trước mặt chúng ta, mà ngày nay đó chính là email.

Thật ra, những người yêu thích sự bận rộn có ác cảm với sự nhàn rỗi đến nỗi một nghiên cứu cho thấy mọi người thà để mình bị điện giật hơn là ngồi không, 'vô công rồi nghề'.

"Vì vậy, rất dễ dàng để bị cuốn đi nếu bạn cố gắng theo kịp hộp thư email của mình," Violante nói. "Nó giúp chúng ta bận rộn, vốn là cảm giác tốt. Nhưng nó đưa đến phần thưởng sai." Giống như nhầm lẫn rằng bận rộn là làm việc hiệu quả.

Biện pháp thoát thân

Để thoát khỏi đường hầm bận rộn đặc thù đó, Violante đề xuất thử nghiệm kiểm tra email theo lịch trình.

Ý tưởng đó, mà bản thân Violante đã áp dụng, dựa trên nghiên cứu cho thấy những người hút thuốc tuân theo lịch trình đã bỏ thuốc lá thành công hơn so với các phương pháp khác.

Lý do là, các nhà nghiên cứu phỏng đoán, là lịch trình không chỉ giúp mọi người thực hành, đem đến sự tự tin để không hút thuốc, mà còn phá vỡ mối liên kết giữa các tín hiệu hút thuốc thông thường và hành động thực sự châm thuốc.

Điều tương tự cũng đúng đối với email: một nghiên cứu năm 2015 cho thấy những ai kiểm tra email theo lịch trình cảm thấy vui vẻ và ít căng thẳng hơn so với những người kiểm tra liên tục - điều mà nhiều người chúng ta làm khi bỏ ra khoảng năm tiếng đồng hồ mỗi ngày để ngó vào hộp thư đến.

Violante cũng đề xuất các nhóm thiết lập các quy trình liên lạc cho những khi chờ đợi phản hồi và đồng ý chỉ gửi email trong giờ làm việc.

Để duy trì năng lượng tinh thần, bà đề nghị thay đổi tư duy email.

"Theo đúng nghĩa đen, đó không phải là việc giữ cho hộp thư đến trống trơn, mà là việc hiểu rõ trong hộp thư đến có những gì, và việc có kế hoạch trả lời những thư quan trọng nhất," bà giải thích.

Tuy nhiên, bà nhận ra rằng điều đó không dễ dàng. "Ngay cả các nhà khoa học hành vi cũng bị nghiện email."

Làm thế nào sự khan hiếm thời gian thu hẹp năng lượng tinh thần?

Các khái niệm về sự khan hiếm và 'đi vào đường hầm' được mô tả đầu tiên trong nghiên cứu khoa học hành vi về nghèo đói.

Anandi Mani, giáo sư kinh tế học hành vi tại Trường Chính phủ Blavatnik thuộc Đại học Oxford, và các đồng sự của bà muốn hiểu điều gì đã khiến người nghèo đưa ra lựa chọn tồi về tiền bạc của họ, chẳng hạn như vay mượn với lãi suất cao hoặc chơi xổ số, những việc có thể khiến họ bị kẹt trong nghèo đói mãi.

Một nghiên cứu thực hiện trên các nông dân trồng mía đường cho thấy việc thiếu hụt thời gian tạo tác động tâm lý, thậm chí khiến độ IQ có thể tạm thời giảm sút

Các nhà nghiên cứu theo dõi nông dân trồng mía ở Ấn Độ, tiến hành các bài kiểm tra nhận thức đối với họ khi họ rủng rỉnh tiền bạc sau khi thu hoạch và nhiều tháng sa, khi họ cạn tiền.

Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng chính sự khan hiếm tiền bạc đã tác động tiêu cực đến năng lực tinh thần của họ đến mức điểm kiểm tra IQ của nông dân giảm 13 điểm từ lúc rủng rỉnh tiền bạc cho đến khi họ cạn tiền.

"Có một sự giống nhau trực tiếp giữa sự khan hiếm tiền bạc và khan hiếm thời gian," Mani nói.

"Khi có tiền, chúng ta làm những gì cần kíp - chúng ta trả hóa đơn, chúng ta cố gắng cân đối ngân sách, ngay cả khi chúng ta biết điều quan trọng hơn là dành thời gian để trở thành người cha mẹ tốt hoặc nói chuyện với mẹ của mình. Trong công việc cũng vậy. Chúng ta bị cuốn vào bất cứ điều gì trước mặt chúng ta và chúng ta không cho mình không gian hay thời gian để suy gẫm về những gì có ý nghĩa hơn để làm."

Để bước ra khỏi đường hầm khan hiếm thời gian, Mani đề nghị trước tiên hãy ý thức được rằng chúng ta có thể bị mắc kẹt trong sự bận rộn như thế nào.

Nếu có thể, bạn hãy thử giảm khối lượng công việc hoặc dàn trải nó ra theo thời gian, giống như nghiên cứu về làm cách nào mà việc khéo vén về thu nhập có thể giúp những người tiền bạc ít ỏi chế ngự tốt hơn tình trạng bấp bênh tài chính và không rơi vào tình trạng thỉnh thoảng trở nên cùng kiệt.

Tiếp đến, hãy làm việc với những người khác để tạo và thực thi các quy định trong nhóm về nghỉ giải lao - khi làm việc, trong tuần, vào cuối tuần.

"Các quy tắc cũ - không làm việc trong ngày nghỉ - vốn buộc tạo ra sự chậm trễ trong lịch trình, có giá trị thực sự," Mani nói.

Bản thân bà đang thử nghiệm 15 phút thiền mỗi sáng. "Nó giúp tôi tỉnh thức rõ hơn trong ngày," bà nói. "Thật lòng mà nói, đây là chủ đề đã thúc đẩy tôi tìm hiểu bản thân mình rất nhiều."

Lên lịch trình cẩn thận hơn

Anuj Shah, giáo sư khoa học hành vi tại Đại học Chicago, nói rằng sự khan hiếm tạo ra não trạng riêng.

Nghiên cứu của ông, trong đó người tham gia chơi các trò chơi trực tuyến và được cho 'giàu' hoặc 'nghèo' về số lần đoán hoặc số lần thử sức, cho kết quả thật đáng ngạc nhiên.

Những người 'nghèo' thực sự lại chính xác hơn hoặc cẩn thận hơn với tài nguyên của họ.

Nhưng vì sự khan hiếm thu hẹp khả năng xoay sở của họ, cho nên họ trở nên quá tập trung vào vòng hiện tại, và do vậy không thể có chiến lược về tương lai, dẫn đến việc đưa ra những quyết định tai hại, như vay mượn với lãi suất cắt cổ, và điều đó khiến họ phải trả giá đắt.

Vì vậy, để tránh việc 'đi vào đường hầm' sai việc hoặc bỏ bê các nhiệm vụ quan trọng vốn có vẻ ít khẩn cấp hơn vào lúc này nhưng sẽ đem lại lợi ích lớn hơn về lâu dài, Shah phân tích, mọi người cần nhận ra rằng thời gian và tinh thần là nguồn lực có giới hạn và bắt đầu xem xét các lựa chọn xung quanh họ như là sự đánh đổi.

Ví dụ, ông nói, khi chúng ta xem lịch của mình trong sáu tháng kể từ bây giờ, thời gian thường có vẻ rộng rãi và dư chỗ để thực hiện tất cả các cam kết.

Vì vậy, chúng ta có thể tự mình đưa ra các cam kết vượt quá khả năng, và điều này có thể dẫn đến khan hiếm thời gian nhiều hơn nữa, khiến ta 'đi vào đường hầm' nhiều hơn trong tương lai.

"Nhưng chúng ta biết rằng trong sáu tháng nữa, tuần lễ khi đó sẽ rất giống tuần này, vốn thường khá bận rộn," Shah nói.

"Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ - làm thế nào tôi sắp xếp phù hợp công việc trong tuần này? Để có thời gian làm việc đó, tôi cần phải bỏ bớt công việc gì? Chúng ta cần nhận ra rằng sự nhàn nhã trong tương lai chỉ là một thứ ảo tưởng." Đó cũng là cách làm mà ông thực hiện.

Đồng nghiệp của Shah, Sendhil Mullainathan, đề nghị không nên coi lịch trình của chúng ta như một phòng bếp, nơi ta nhồi nhét mọi thứ vào trong đó, mà nên coi nó như phòng trưng bày nghệ thuật nơi chúng ta quyết định có chủ đích điều gì là quan trọng nhất, và tìm cách sắp xếp lịch trình sao cho mọi thứ đều có chỗ.

Ông khuyên nên đặt lời nhắc để giúp chúng ta nhớ điều gì quan trọng khi chúng ta bắt đầu rơi vào bẫy khan hiếm thời gian.

"Một khi chúng ta thiếu thời gian, chúng ta đã ở trong tình huống tồi tệ," Shah nói. "Nhưng nếu chúng ta học cách quản lý thời gian trước, chúng ta có thể ngăn điều đó xảy ra trong tương lai."

Brigid Schulte