BM: Cách chào cuối email có thể khiến bạn mất việc

Là người Mỹ sống ở Anh, tôi từng vô tình xúc phạm người Anh vì cách sử dụng từ của mình.

Nhưng trong khi những từ hớ hênh như gọi quần dài (pants) thay vì dùng chữ quần tây (trousers) thường nhanh chóng được người ta sửa cho, thì tôi tốn nhiều thời gian hơn để nhận ra nghĩa hàm ẩn trong một số từ.

Một trong những từ đó là 'Trân trọng' (Regards), một từ tôi không bao giờ sử dụng trong khi nói chuyện thông thường nhưng là một từ buộc phải có trong những email công việc.

Trong nhiều năm tôi đã vui vẻ 'trân trọng' khi kết thúc email, cho đến khi từ đó xuất hiện trong những đối thoại mà từ 'Trân trọng' nghe đầy vẻ lạnh lùng ở Anh. 'Trân trọng kính chào' (Kind Regards) hay 'Trân trọng nhất' (Best Regards) nghe ấm áp và dễ chấp nhận; nhưng 'Trân trọng' đứng riêng một mình nghe có chút gì đó nghiệt ngã.

"Hồi sống ở Anh, tôi nghĩ 'Trân trọng kính chào' là tương đối chuẩn mực, và nếu cụm từ đó bị viết gọn lại thành 'Trân trọng' thì tôi sẽ lo lắng liệu mình có làm gì xúc phạm người gửi thư không," Leeanne Stoddart, nhà thơ và là tình nguyện viên cho nhiều tổ chức ở Na Uy, nói. Cô sinh ở Anh nhưng chuyển đến nơi khác sống từ khi còn bé.

Stoddart trải nghiệm nhiều cú sốc văn hóa khi trở lại Anh Quốc khi đã lớn và làm công việc dịch vụ khách hàng, nơi người ta tốn thời gian để điều chỉnh giọng điệu phù hợp và mức độ nghiêm túc trong các email mà cô gửi đi. "Những từ như 'Trân trọng' có thể khiến tôi hoảng lên."

Tại sao giọng điệu lại khó đoán

Ở Nigeria, bình thường người ta kết thúc email bằng một câu chú dẫn tôn giáo với các biến thể của cụm từ 'Stay blessed' (Luôn gặp phước lành)

Người ta khó có thể đạt độ cân bằng chính xác khi kết thúc email.

Louise Egan đã chứng kiến điều này nhiều lần. Là chủ tịch Tập đoàn Ngôn ngữ Soho chuyên giúp các doanh nhân ở New York cải thiện trình độ tiếng Anh, bà đã gặp những người có ngôn ngữ mẹ đẻ không phải là tiếng Anh. Họ thường kết thúc email theo cách họ hay dùng trong ngôn ngữ của mình, được dịch sang tiếng Anh mà không chú ý đến ngữ cảnh.

Chẳng hạn, bà chỉ ra một ví dụ, cụm từ 'Ngàn nụ hôn' - là dịch trực tiếp từ cụm từ 'Mille Baisers' mà bạn bè ở Pháp hay dùng để trao đổi với nhau - nghe thân mật quá mức so với email ở nơi làm việc bằng tiếng Anh.

Phần kết thúc email bằng tiếng Anh có thể lạnh lùng với những người nói tiếng Ả Rập, vốn đôi khi kết thúc email bằng những cụm từ diễn tả cầu kỳ hơn như 'Taqabalou waafir al-iHtiraam wa al-taqdeer' (nghĩa là 'Xin đón nhận vô vàn trân trọng và thấu hiểu').

Một nghiên cứu so sánh của các nhà nghiên cứu Hàn Quốc và Úc cho thấy những thành tố trong email như phần kết thư thực sự ảnh hưởng đến cảm nhận của người ta về sự lịch thiệp qua nhiều quốc gia. Khoảng 40% người Hàn Quốc tham gia nghiên cứu này cho rằng email người Úc viết là bất lịch sự, so với 28% khi người Úc nghĩ về người Hàn Quốc.

Một số quy ước kết thư khá giống nhau ở nhiều lục địa. Một số quốc gia ở Châu Âu sử dụng biến thể của cụm từ 'Trân trọng kính chào', hay 'Chào thân ái', như Med vänliga hälsningar (Mvh) ở Thụy Điển, Med vennlig hilsen (Mvh) ở Na Uy, Mit freundlichen Grüßen (MfG) hay Liebe Grüsse (LG) ở Đức, và Üdvözlettel (Üdv) ở Hungary.

Trong khi những phiên bản viết tắt cũng có thể chấp nhận được trong một số email, thì cách viết này không được sử dụng ở Anh Quốc, 'Rgds' vẫn chưa được sử dụng như từ viết tắt của từ 'Regards', và tôi chưa từng thấy email nào kết thư bằng cách viết 'KR' ('Kind Regards' - 'Trân trọng kính chào' - viết tắt).

Ở các quốc gia Mỹ Latin, thông thường người ta dựa vào những từ như Saludos/Saudações (có nghĩa là 'Trân trọng') hoặc với kém nghiêm trang hơn là Un abrazo/Um abraço ('Ôm hôn').

Kết thư với động từ tương ứng với nghĩa 'ôm' có thể kỳ quặc với người đến từ nền văn hóa bảo thủ hơn, ví dụ như Anh Quốc, nhưng ở Brazil thì phần kết thư này là chấp nhận được với những email bán chính thức.

Thậm chí người Anh thỉnh thoảng cũng viết trong những email không quá nghiêm túc và email thân mật với ký hiệu 'xx'. Có vẻ như một số người Anh thoải mái thể hiện sự thân mật cơ thể trong email hay trong tin nhắn, miễn là từ đó không được viết ra quá rõ ràng!

Và ký hiệu 'xx' trong phần kết email cũng được sử dụng ở phần bên kia Đại Tây Dương, từ 'Chào thân ái' ('Cheers') cũng thường được dùng. Nhưng từ sau lại gây ra nhiều phàn nàn về tính tự phụ kiểu Mỹ.

Bên cạnh đó, từ 'Chào thân ái' là một từ đa nghĩa dễ gây hiểu lầm, vì vậy sự hiện diện của từ này cuối thư có thể gây nhầm lẫn.

Đặc điểm văn hóa khi kết thư

Một số những cách kết thư khá giống nhau trong nhiều ngôn ngữ - một số các quốc gia Châu Âu sử dụng các biến thể của cụm từ 'Trân trọng kính chào' hoặc 'Chào thân ái'

"Ta quyết định kết thư ra sao dựa vào những yếu tố như sự thân quen và quan hệ liên quan," Ken Tann, giảng viên về quản trị truyền thông ở Đại học Queensland ở Úc cho biết. Phép tắc lịch sự trong email trong công ty cũng chịu ảnh hưởng và thể hiện văn hóa của nơi làm việc, theo một nghiên cứu về lối viết email tại hai công ty ở New Zealand.

"Cách kết thư của ta có thể ảnh hưởng đến tinh thần và sự hài hòa của công ty, cũng như khả năng được trả lời thư. Đó là ví nó đem lại cách thể hiện tinh thần đoàn kết và thể hiện mong muốn của ta trong mối quan hệ," Tann giải thích.

Chỉ vài từ kết thư trong email có thể đem lại cái nhìn không chỉ về địa vị xã hội, giới tính, tình trạng mối quan hệ và văn hóa công sở, mà còn thể hiện nét văn hóa rộng hơn. Chẳng hạn ở Nigeria, email thường kết thúc bằng một câu chú dẫn từ tôn giáo, với nhiều biến thể của câu 'Luôn gặp phước lành' ('Stay blessed').

Innocent Chiluwa, người đứng đầu Khoa Ngôn ngữ tại Đại học Covenant ở Nigeria, chỉ ra rằng những kết thư đó thực chất là lời cầu nguyện. Và trong email ở Nigeria, phần kết thư có thể quan trọng hơn phần mở đầu.

Điều này cũng áp dụng cho rất nhiều email của người Nigeria bất kể ngôn ngữ trong thư là gì.

"Thái độ ngôn ngữ thực chất là thái độ văn hóa… những gì bạn đọc được trong phần kết thư (như lời cầu nguyện) trong tiếng Anh chỉ là phần lược dịch từ tiếng Nigeria bản địa của họ, trong đó có cả tiếng Pidgin phổ thông. Và điều này cũng áp dụng cho mọi nền văn hóa," Chiluwa nói.

Thỉnh thoảng phần kết thư trong email tiếng Anh của người Nigeria có thể bị hiểu nhầm, tới mức có thể gây ảnh hưởng đến sự nghiệp.

Học giả truyền thông Farooq Kperogi, người thường xuyên viết blog về tiếng Anh và văn hoá của người Nigeria tại trang "Notes from Atlanta" (Viết từ Atlanta) lấy ví dụ về một giáo sư người Nigeria kết thư trong một email gửi cho giáo sư người Mỹ mà ông chưa từng gặp như sau "Tôi hy vọng sớm đọc được thư bà" ("I hope to read from you soon").

Nhưng giáo sư người Mỹ chỉ mới gặp cách kết thư này trước đây qua những email lừa đảo, vốn nổi tiếng là thường bắt nguồn từ Nigeria. Bà cho rằng email của vị giáo sư người Nigeria là giả và rút lại đề nghị giới thiệu ông cho những người khác trong lĩnh vực.

Nhưng câu nói trên hoàn toàn dễ hiểu trong tiếng Anh của người Nigeria. Không may thay, hầu hết những người nói tiếng Anh đều lần đầu tiếp cận với tiếng Anh của người Nigeria qua email lừa đảo, đây là thứ mà Kperogi gọi là phiên bản phát triển nhanh nhất của tiếng Anh ngoại lai.

Thể hiện phong cách riêng

Phải tốn một thời gian bạn mới có thể ứng dụng từ ngữ phù hợp và nghiêm túc trong email nếu bạn làm việc bằng thứ ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ của mình

Tầm quan trọng của những chỉ dẫn văn hóa không có nghĩa là không còn không gian cho tính cách cá nhân. Một thành viên đoàn phim ở Hollywood mà tôi quen thường kết thư bằng từ viết tắt 'LTD' ('Living the dream' - nghĩa là sống với giấc mơ).

Trong khi đó, phần kết thư theo kiểu riêng của đầu bếp người Kenya Njathi Kabui là "Chúc ngon miệng" (Eat well) vừa có nghĩa chuyên môn vừa mang tính chính trị.

Kabui nói trong khi "hầu hết người Kenya kết thư trong công việc theo cách thuộc địa điển hình", bằng những cụm từ chịu ảnh hưởng từ người Anh như 'Trân trọng' (Sincerely) và 'Chúc mọi điều tốt lành' (All the best), thì ông tìm cách thoát khỏi tâm thế thuộc địa, thậm chí ngay cả trong email.

Và tất nhiên sự phổ biến của phần kết thư là cách thể hiện theo từng thế hệ.

Rozena Crossman, nhà báo từ Paris, viết rằng ở Pháp cụm từ 'bonne journée' là lựa chọn tốt cho những email thân thiện trong công việc, cũng giống như 'Chúc một ngày tốt lành' trong tiếng Anh (have a good day) và không liên quan gì đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.

"Cụm từ phát triển thành belle journée (Nghĩa là 'Chúc ngày tuyệt đẹp'), là cách kết thư rất quen thuộc của giới chuyên môn thuộc thế hệ thiên niên kỷ."

Nếu bạn đã quá mệt mỏi với nhiều chọn lựa và cả những cái bẫy tiềm ẩn đang chờ bạn trước khi bấm nút 'Gửi thư', bạn có thể làm như một số người Trung Quốc vẫn làm là không thèm sử dụng phần kết thư luôn.

Bất kể là bạn chọn gì, thì bạn cũng không nên để người nhận thư trăn trở. Điều này xảy ra với tôi lần đầu tiên khi tôi nhận một email kết thúc một cách bất thường với từ 'TTFN' (viết tắt của 'tah-tah for now', có nghĩa là 'bây giờ thì xin tạm biệt').

Những ai thạo truyện Winnie the Pooh hoặc những giao tiếp có ảnh hưởng từ quân đội Anh sẽ có thể hiểu từ này ngay lập tức. Tuy nhiên, tôi đã phải vò đầu bứt tai mất một lúc lâu.

Christine Ro