BM: Để giảm bớt áp lực trong ngày

Nếu bạn không kiểm soát lịch trình của mình, lịch trình của bạn sẽ kiểm soát bạn.

Một số mẹo vặt dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát lịch trình của bản thân để giảm áp lực cho cuộc sống của bạn.

Mặc dù tình hình đại dịch đã có những chuyển biến khả quan, những căng thẳng kinh niên dường như vẫn bám riết lấy mọi người. Với những cá nhân may mắn vẫn giữ được công việc của mình, họ trở nên chăm chỉ hơn. Và có một phân tích dựa trên email chỉ ra rằng, tình trạng phong tỏa đã khiến cho thời gian làm việc bình quân ngày nay tăng thêm nửa giờ.

Những nguy cơ trên diện rộng khiến chúng ta sao nhãng. Sự thiếu tập trung khiến cho việc hoàn thành mọi thứ phải mất nhiều thời gian hơn. Và vì vậy, chúng ta làm việc nhiều hơn nhưng hiệu suất lại thấp hơn. May mắn thay, đã có sẵn nhiều phương án hiệu quả để đối phó với tình trạng lo lắng và kiệt sức. Nó khiến ta không cần khiên cưỡng trấn an bản thân trong khi không rõ vấn đề đang đi về đâu.

Nghe có vẻ buồn cười, nhưng một trong những phương án để đối phó với những áp lực đó là việc lập kế hoạch. Bạn đừng hiểu sai ý tôi! Vì tôi cho rằng những kế hoạch chúng ta đặt ra hôm nay thường không hiệu quả vào hôm sau. Tuy nhiên, ngay cả khi các mục tiêu của chúng ta trở nên không khả thi, thì quá trình lập kế hoạch vẫn là điều cần thiết. Việc lập kế hoạch mang lại cho các hoạt động hàng ngày một cơ sở và khuôn khổ nhất định, là một nền tảng ổn định để chúng ta ứng biến với một tương lai khó lường.

Đây là cách lập kế hoạch giúp bạn thêm tập trung để ngày làm việc thêm trôi chảy và năng suất trong năm tới.

Bước 1: Hãy thực hiện những ưu tiên hàng đầu

Vì tương lai luôn khó đoán, chúng ta luôn cần làm rõ những vấn đề ưu tiên hàng đầu. Nếu không làm như thế, chúng ta rất có thể sẽ thực hiện những nhiệm vụ ưu tiên của người khác chứ không phải của bản thân mình. Hoặc ta có thể sa đà vào những nhiệm vụ kém quan trọng. Nếu không có những ưu tiên rõ ràng, chúng ta thường bị choáng ngợp với danh sách những điều cần làm. Để tránh điều đó, chúng ta cần chọn ra những ưu tiên hàng đầu và sau đó dành 95% thời gian chỉ để thực hiện những ưu tiên đó. Hãy nói “không” với những thứ nằm ngoài ưu tiên.

Dưới đây là năm ưu tiên hàng đầu của tôi được xếp theo thứ tự ưu tiên. Tôi nêu ra để cho bạn biết tôi đã sắp xếp một ngày hiệu quả ra sao:

· Giữ gìn sức khỏe và luôn khiến bản thân hạnh phúc, để không bị suy kiệt, không bị quá tải đến mức phải bỏ qua các ưu tiên của mình.

· Chăm sóc và để tâm đến người thân, gia đình, và những người bạn thân thiết.

· Viết về cách mà bạn sẽ điều chỉnh công việc và các kế hoạch.

· Đào tạo và giảng dạy (bao gồm cả các buổi nói chuyện).

· Chia sẻ với cộng đồng

Dành 95% thời gian cho những ưu tiên hàng đầu, và chỉ dùng khoảng năm giờ mỗi tuần, tức là 5% thì giờ còn lại, để thực hiện những nhiệm vụ phải hoàn thành nhưng không quá quan trọng. Gần đây, tôi dành 5% để trả lời email và thực hiện công việc hành chính, những công việc vốn dĩ không liên quan đến những thứ được ưu tiên.

Bước 2: Tự tạo nên một khuôn khổ

Trong kỷ nguyên thiếu đi những lằn ranh rạch ròi, việc tạo ra một khuôn khổ cho bản thân là một yếu tố quan trọng để có được năng suất và sự ổn định. Nếu bạn đang làm việc tại nhà nhưng lại nhớ về không khí làm việc tại văn phòng (hoặc thậm chí là nhớ về những lúc trên đường đến chỗ làm), thì bạn đang thiếu đi một khuôn khổ mà một nơi làm việc truyền thống mang đến. Khuôn khổ đó chính là điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng của một ngày làm việc, có giờ nghỉ giải lao và có thời gian giao lưu với đồng nghiệp. Nếu như những việc thường nhật mà bạn thường làm giữa mùa dịch khiến bạn áp lực, hãy thay đổi.

Trang Glenn Carstens-Peters / Unsplash sẽ giúp bạn thiết kế “một ngày lý tưởng”. Hãy bắt đầu thiết kế ngày làm việc lý tưởng bằng cách sử dụng christinecarter. Tất cả những thói quen mà tôi đang cố gắng bắt đầu làm quen hoặc duy trì hàng ngày theo lịch trình bao gồm: đọc sách, tập thể dục, thiền định, thu dọn. Trang web này thậm chí có cả tính năng đo lường và quản lý thói quen. Một số hoạt động thường nhật của tôi chỉ xảy ra một lần một tuần, nhưng chúng cũng tự động xuất hiện lặp lại theo lịch trình của tôi.

Trước khi sắp xếp một ngày làm việc lý tưởng, tôi đã liên tục tự hỏi với bản thân về thời điểm mà tôi sẽ làm những việc cần làm. Liệu tôi có nên lập kế hoạch hàng ngày trước hay sau bữa sáng? Tôi có nên tắm vào bữa trưa để nghỉ ngơi? Trước đại dịch, có lẽ tôi chưa bao giờ quan tâm đến những điều này, vì tôi đã có những thói quen hiệu quả. Tuy nhiên, bây giờ, tôi cần thay đổi vì những biến động gây ra bởi đại dịch.

Việc đưa ra quyết định, ngay cả những quyết định nhỏ như thế này, sẽ gây căng thẳng cho vùng não cần tập trung và làm cạn kiệt năng lượng, thứ năng lượng mà ta cần cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Vào những ngày này, sự tập trung và năng lượng thường có giới hạn. Vậy nên, tốt hơn là đưa ra quyết định một lần và mãi mãi.

Ngay cả khi rất khó để sắp xếp một cách linh hoạt ngày làm việc của bạn, và ngay cả khi, phần lớn thời gian trong ngày đã sẵn dành cho những việc cố định, thì việc có một thói quen rõ ràng vào buổi sáng và buổi tối cũng có thể giúp ích cho bạn. Việc cố gắng thêm những hoạt động vào lịch trình của bạn thường có xu hướng bị “hoàn tác” trừ khi bạn phân chia thì giờ thật rõ ràng cho chúng, chẳng hạn như việc tập thể dục và tạm dừng để thư giãn.

Lập kế hoạch trước các công việc hàng ngày cũng hỗ trợ việc hình thành thói quen mới và giảm độ dài của danh sách việc cần làm. Tôi đã có những việc cần làm định kỳ trong nhiều năm, chẳng hạn như “kiểm tra tiền gửi”, “xóa email” và “lên kế hoạch cho các bữa ăn trong tuần. Điều này làm tôi cảm thấy cho khi kéo dài danh sách nhiệm vụ của mình một cách không cần thiết. Tôi không còn cần phải viết ra hay cằn nhằn bản thân để hoàn thành những công việc lặp đi lặp lại này vì tôi biết khi nào tôi sẽ thực hiện chúng.

Bước 3: Sử dụng tính năng Time-Blocking và Task-Batching

Tôi thường sử dụng lịch trực tuyến và các danh sách những công việc, nhưng tôi thích lập kế hoạch mỗi ngày trên giấy vào buổi sáng. Điều này có vẻ thừa, nhưng nó cho phép tôi thấy rõ ràng những thứ ưu tiên hàng ngày của mình là gì và điều này mang đến một khuôn khổ giúp tôi tập trung.

Bắt đầu bằng cách thêm các cuộc họp và cuộc hẹn vào lịch trình của bạn khi lên kế hoạch cho một ngày cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn xác định lượng thời gian bạn dành cho các dự án và các nhiệm vụ. Tiếp theo, dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Đây là một phương pháp quản lý thời gian được gọi là time-blocking.

Sau đó, trên lịch của bạn, hãy dành thời gian cho các công việc có mức ưu tiên kém hơn. Đó là thứ tôi gọi là “Việc cần giải quyết” – action items, là các nhiệm vụ mất khoảng 20 phút để hoàn thành mỗi mục; nếu tôi có một giờ rảnh rỗi, tôi biết tôi có thể hoàn thành ba trong số chúng. Tôi có cả mục Nhiệm vụ nhanh – Quick tasks, đó là những công việc chỉ mất khoảng năm phút để hoàn thành. Nếu tôi có nửa giờ, tôi có thể làm khoảng năm việc trong mục này. Và cuối cùng, “Việc vụ theo nhóm” – task-batching là cách ta nhóm các việc tương tự lại với nhau. Cách làm này sẽ làm tăng tính hiệu quả trong công việc.

Bây giờ, hãy thư giãn

Bạn đã bao giờ thức dậy vào nửa đêm để lo lắng về một việc chưa hoàn thành, một email bạn quên gửi, hoặc một cuộc họp mà bạn không có thời gian để lên lịch? Danh sách việc cần làm làm tiêu hao năng lượng của chúng ta và khiến chúng ta mất tập trung (và đôi khi, cả giấc ngủ của chúng ta). Nó chỉ ra rằng tất cả những gì chúng ta phải làm là cho bộ não của chúng ta biết khi nào chúng ta sẽ làm những gì cần phải làm. Điều này khiến cho danh sách việc cần làm sẽ không làm phiền chúng ta.

Các nhà nghiên cứu từng tin rằng sự lo lắng ở mức độ thấp về các công việc chưa hoàn thành là cách mà phần vô thức của chúng ta nhắc nhở chúng ta về những gì chúng ta cần làm. Và những lời nhắc nhở — hoặc những suy nghĩ và lo lắng này thứ làm bạn mất tập trung — sẽ kéo dài cho đến khi công việc được hoàn thành.

Tuy nhiên, một nghiên cứu cho thấy rằng chỉ cần lập một kế hoạch để giải quyết một công việc chưa hoàn thành sẽ cải thiện đáng kể khả năng tập trung của ta. Nó không giống như việc biết những gì cần phải làm và tựa như việc quyết định khi nào công việc nên được thực hiện. Khi chúng ta không biết khi nào hoặc bằng cách nào chúng ta sẽ hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình, tâm trí của chúng ta có xu hướng lan man từ công việc này công việc tiếp theo; điều này được gọi là “hiệu ứng Zeigarnik”. Hóa ra, phần vô thức của chúng ta không phải cằn nhằn chúng ta phải hoàn thành nhiệm vụ còn dang dở đó ngay bây giờ, mà là lên kế hoạch khi nào chúng ta sẽ hoàn thành nó.

Bạn có thể lên lịch cho một công việc trên lịch của mình hoặc xem nó như một mục hành động hoặc một nhiệm vụ nhanh chóng giải quyết. Đây là tất cả những gì bộ não cần, nên khi bạn thực hiện những bước trên, ta sẽ phần nào loại bỏ những áp lực lên bộ não.

Sự phân tâm chắc chắn sẽ bóp nghẹt ta khi chúng ta không có cho mình một khuôn khổ, các ưu tiên rõ ràng hoặc một kế hoạch rõ ràng. Và khi đó, danh sách việc cần làm của chúng ta do người khác (và email) quyết định. Thay vì giữ một danh sách dài của những việc cần làm và ôm hy vọng rằng sẽ hoàn thành chúng trong một ngày hoặc một tuần, khuôn khổ đơn giản này có thể giúp bạn bắt đầu ngày mới với một kế hoạch cụ thể cho những gì bạn sẽ làm và làm vào khi nào.

Bạn không cần phải liên tục đưa ra lựa chọn về việc những việc làm mà bạn cần tập trung: Chỉ cần làm theo lịch trình của bạn.

Christine Carter _ Song Ngư