Email, cho dù bạn ưa
hay ghét thì nó vẫn tồn tại trên thế giới này, nhất là ở nơi công sở.
Email công sở chiếm
đến 55% lượng email được gửi đi trên toàn thế giới trong một ngày trong năm
2014 – tức trung bình mỗi người chúng ta gửi và nhận 121 email mỗi ngày.
Với số lượng gửi, nhận
nhiều như vậy, không có gì ngạc nhiên là chúng ta thường phạm sai lầm trong
email.
Từ những dòng tiêu đề
gây khó hiểu cho đến sử dụng biểu tượng mặt cười không phù hợp, nhiều nhân
viên văn phòng còn phải học hỏi rất nhiều mới có thể đạt kỹ năng soạn thảo tốt
những email chuyên nghiệp.
Tạp chí Harvard
Business Review (HBR) đã thấy được sự ức chế mà chúng ta đều gặp phải trong
việc viết email và soạn cẩm nang hướng dẫn để giúp chúng ta viết email tốt
hơn.
Bám sát chủ đề
Chủ đề / tiêu đề của
email nên súc tích và mang tính miêu tả cao, nhấn mạnh vào việc cần phải có
hành động gì hay không, HBR giải thích.
Nếu dòng tiêu đề có
ý nghĩa quan trọng trong việc khiến cho người đọc chú ý thì font chữ cũng hết
sức quan trọng để thu hút sự quan tâm của người đọc.
Dùng những phong chữ
tươm tất, dễ đọc như Arial, Helvetica và Verdana với màu tối – HBR gợi ý không
nên dùng quá ba font chữ trong một email.
Tỏ vẻ dễ mến
Các biểu tượng mặt
cười chỉ được chấp nhận trong các email công việc khi mà người nhận email của
bạn cũng sử dụng chúng.
Lỗi đánh máy không phải
là chuyện quá nghiêm trọng.
Theo HBR thì các quản
lý cấp cao có thể sử dụng lỗi đánh máy như một chiến lược khôn ngoan, nhằm tỏ
ra chân thực và không khiến cho email có vẻ như là bạn phải luôn cẩn thận từng
câu chữ.
Tuy nhiên, ranh giới
giữa việc chuyển tải cảm xúc chân thực và việc thiếu chuyên nghiệp rất mong
manh – do đó bạn cần cân nhắc cẩn thận trước khi để một lỗi đánh máy có chủ
ý.
Kỹ lưỡng về ngữ pháp
Khi phải gửi đến
email thứ 27 trong một buổi sáng thì bạn rất dễ bỏ qua dấu chấm câu hoặc quên
không viết hoa những chữ cần thiết.
Đó là điều nên
tránh.
Hãy dành một chút
thời gian để trau chuốt cả những thứ tiểu tiết. Điều này sẽ giúp người đọc mất
ít công sức hơn và bạn sẽ không phải mất thêm thời gian giải thích điều bạn muốn
nói.
Để tránh làm cho người
đọc thấy bực mình khó chịu, hãy viết email ngắn gọn và súc tích. Một số chuyên
gia gợi ý rằng nên giữ độ dài của email trong một màn hình mà không phải kéo
xuống.
Ngay cả trong những
email ngắn, đừng dùng chữ to.
Hãy đánh dấu những ý
quan trọng và dùng cách ngắt câu, xuống dòng một cách thoải mái.
Điều quan trọng nhất
là phải diễn đạt một cách rõ ràng và trực tiếp để giúp tiết kiệm thời gian của
người khác.
Cân nhắc kỹ trước
khi gửi
Trước khi nhấn nút
‘gửi’, hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng những người mà bạn định gửi
email này thực sự cần phải nhận nó.
Chỉ gửi kèm thêm cho
người khác khi cần thiết nhưng đừng giấu địa chỉ của họ trừ phi bạn biết chắc rằng
nên làm như vậy nếu không bạn sẽ bị mang tiếng là vô ý tứ, HBR viết.
Mặc dù email thường
là cách thức giao tiếp đáng tin cậy, bạn cũng cần nhớ rằng đôi khi nói chuyện
trực tiếp hay nhấc điện thoại để gọi vẫn là cách tốt nhất.
Nếu có sự xung đột
gì đấy hay có tin xấu, email có thể bị diễn giải khác với ý định của người gửi
tùy vào tâm trạng của người nhận.
Trong những trường hợp
như vậy, gặp mặt trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại hay qua Skype thường
là cách tốt nhất để giải tỏa căng thẳng.
Suy cho cùng, chúng
ta thường có xu hướng lịch sự và thông cảm khi nói chuyện trực tiếp với người
khác hơn là khi diễn đạt bằng những ký tự trên màn hình máy tính.
Anh Nguyen
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.