BM: Bị sếp làm phiền ngoài giờ làm việc

Tuesday, October 11, 2016

Bị sếp làm phiền ngoài giờ làm việc

Một tin nhắn được viết trên Twitter đã 21 tiếng 15 phút mà không có ai trả lời.

Cho đến khi CEO của YouTurn, Mark Babbit nhìn thấy tin nhắn này 3 tiếng sau đó, vẫn chưa có ai trả lời. Babbit viết một email đến nhân viên của mình trong sự giận dữ: "Làm sao chúng ta có thể để điều này xảy ra".

May mắn là tin nhắn nói trên không quá quan trọng - chỉ là một câu hỏi về mặt kỹ thuật liên quan đến trang web của YouTurn, vốn giúp các sinh viên tìm việc thực tập. Thế nhưng ngay vào lúc đó, Babbitt nhận ra rằng ông cần tìm ra sự cân bằng cho bản thân cũng như các nhân viên của mình. Liệu ông có thể thực sự khiển trách các nhân viên của mình vì không túc trực từng phút hay không?

"Đó là khi tôi nhận ra tôi không thể làm điều đó. Tôi không thể là loại sếp buộc mọi người phải túc trực trên mạng vào bất cứ lúc nào", ông nói.

Và đó là khi ông đặt ra một phương cách phản ứng nhanh - sắp xếp lịch để luôn luôn có một ai đó từ công ty có mặt để phản hồi các bình luận hoặc trả lời email bất cứ lúc nào, nhằm bảo đảm rằng công ty sẽ không bao giờ lỡ các tin nhắn đêm khuya trên Twitter hoặc cơ hội giao tiếp với một khách hàng qua mạng.

Đây là một hướng giải quyết hay trong môi trường kinh doanh ngày nay. Bất cứ công ty nào phục vụ khách hàng trên mạng đều không có lịch làm việc truyền thống từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều như các công ty khác. Điều này khiến ranh giới giữa công việc và cuộc sống trở nên mờ nhạt hơn trước.

Đối với các quản lý, điều này đồng nghĩa với việc phải tìm cách để thuyết phục nhân viên làm việc ngoài giờ. Họ vừa phải tôn trọng thời gian cá nhân của nhân viên và vừa phải phục vụ khách hàng. Đôi lúc điều quan trọng là bạn cần giải thích cho nhân viên rằng việc bạn yêu cầu họ làm ngoài giờ là do bạn coi trọng giá trị của họ.

Lớn lên cùng công nghệ

Chính thế hệ thiên niên kỷ đã dẫn đến sự thay đổi này, Tien Tzuo, người sáng lập và là CEO của công ty công nghệ Zuora tại San Francisco, nói. Khi thế hệ này bắt đầu đi làm, họ không có số điện thoại riêng cho công việc và cho cá nhân, hộp thư của họ bao gồm cả thư cá nhân và thư công việc, họ cũng thường xuyên dùng mạng xã hội để kết nối với bạn bè lẫn khách hàng. Đối với họ, công việc và cuộc sống gần như dính liền với nhau.

Đó là cách hợp lý, Tzuo nói. "Tôi không nghĩ là những quy tắc cũ đang bị phá vỡ. Tôi cho rằng thế hệ thiên niên kỷ đã mở khoá cho một cách làm việc tự nhiên". Khi bàn về điều này với các nhân viên của mình, ông thường trích dẫn câu nói của Voltaire: "Công việc cứu thoát chúng ta khỏi 3 thứ ma quỷ lớn nhất: Sự nhàm chán, tội án và nhu cầu".

Điều này cũng có nghĩa là tại văn phòng của Tzuo, các nhân viên luôn có thể liên lạc được bằng tin nhắn hoặc email. Khi ông truy cập vào một văn bản được lưu trữ bằng công nghệ đám mây để chỉnh sửa một số thứ cho buổi thuyết trình hôm sau, ông thường thấy nhiều nhân viên khác cũng đang truy cập giống mình.

Tzuo hiểu rằng một số người cho rằng như vậy là đòi hòi quá nhiều. Nghiên cứu chỉ ra rằng việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể làm tăng hiệu suất lao động, nhưng Tzuo cho rằng đó là điều mà nhiều doanh nghiệp ngày nay không thể có.

Nhưng Tzuo cũng nói rằng việc trực từ xa mọi lúc mọi nơi cũng cho phép các nhân viên của ông có thêm thời gian làm việc riêng trong những ngày trong tuần. Đó là lý do vì sao Tzuo không cảm thấy quá ngại ngần khi vắng mặt trong văn phòng vì phải đưa đứa con gái 7 tuổi đi nha sĩ cách đây vài tháng.

"Bạn cần tận dụng những lúc như thế này và bạn cần hiểu rằng nhân viên mình cũng muốn tận dụng chúng", Tzuo nói. "Bạn cần hiểu rằng nhân viên của mình cũng là con người và đôi lúc có thể sẽ trực vào buổi tối cũng như cuối tuần, nhưng họ cũng sẽ muốn được thỉnh thoảng cho phép vắng mặt".

Làm việc 24 tiếng một ngày

Topshelf Records work office office life worth

Các quản lý ngại yêu cầu nhân viên túc trực cả ngày vì sợ họ sẽ cảm thấy mệt mỏi. Nhưng Joe Cross, một tổng quản lý tại dịch vụ chuyển tiền TransferWise, cho rằng ngày nay, điều này là khó tránh khỏi.

Một trong những cách để động viên tinh thần của nhân viên đó là làm cho họ hiểu nhiệm vụ của công ty. Địa vị và tiền lương không còn đủ, Cross nói, bởi vì ngày nay người lao động muốn biết rằng họ đang làm một điều tốt.

"Bạn sẽ không cần lo ngại việc nhân viên phải túc trực email hàng tiếng đồng hồ nếu họ biết mình đang làm điều mà họ tin tưởng," Cross nói. "Nếu họ hiểu nhiệm vụ của công ty, họ sẽ luôn muốn làm việc".

Tại TransferWise, một công ty được thành lập ở Estonia, Cross đã giám sát việc mở rộng địa bàn hoạt động sang đến London và sau đó là Hoa Kỳ. Việc giám sát một công ty hoạt động ở nhiều múi giờ đồng nghĩa với việc ông phải đối mặt với nhiều giờ làm việc hơn. Sau đó công ty mở rộng sang đến Úc và ngày làm việc trở nên vô tận. Tại văn phòng của ông, mọi người sử dụng ứng dụng tin nhắn Slack. Ông thương xuyên nhận và gửi những tin nhắn 'chúc ngủ ngon' trước khi đi ngủ.

Những chủ lao động cần tỏ ra thông cảm khi nhân viên của mình nói họ không thể làm một việc gì ngoài khung giờ hành chính, Cross nói. Ông từng phải viết email bằng tay trái trong lúc cầm cuốn Chocolate Moose for Greedy Goose bên tay phải để đọc cho con gái. "Điều này làm tôi hiểu rõ rằng ranh giới đã bị xâm phạm và có lẽ tôi cần phải hạn chế một chút," Cross nói.

"Lúc này tôi thực sự sẽ ngắt mạng và tôi hiểu các nhân viên của mình cũng cần vậy".

Luôn phải online

The Grinder fox online computer frustrated

Đối với những nhân viên trẻ, việc tắt mạng không phải là điều tốt, Babbitt, đồng tác giả cuốn A World Gone Social, nói. Thế hệ thiên niên kỷ không muốn trở thành những người duy nhất ở quầy bar không phải đọc một email quan trọng, hoặc trả lời tin nhắn của sếp.

"Nếu họ không được cần đến, họ sẽ cảm thấy mình không có giá trị," Babbitt nói.

Tuy nhiên các quản lý cũng cần là những người thầy giỏi, và điều đó đồng nghĩa với việc khuyến khích nhân viên đặt một số giới hạn trong vấn đề giờ làm việc.

Đối với Babitt, ông đã lập ra chính sách 'phản ứng nhanh', trong đó chỉ định một nhân viên túc trực buổi tối để phản hồi trước các vấn đề trên web. Chính sách này đồng nghĩa với việc ông không cần viết email vào buổi tối để thúc giục nhân viên. "Chúng ta đang sống trong một nền kinh tế của sự chứng nhận, nơi hầu như mọi thứ phụ thuộc vào nhận xét từ khách hàng," Babbitt nói. Điều đó đồng nghĩ với việc phải phản hồi nhanh chóng.

customer service spn sam winchester help desk it support

Tuy nhiên điều đó cũng có nghĩa là bạn cũng sẽ bị nhân viên nhận xét trong vai trò quản lý của mình.

"Chúng ta thường tự hỏi liệu có nên làm bạn với nhân viên trên mạng xã hội," Babbitt nói.

Đó không còn là vấn đề nữa vì các quản lý cần nhận xét tích cực từ cấp dưới. Điều đó đồng nghĩa với việc phản quản lý nhân viên của họ 24 tiếng một ngày nhưng không làm họ cảm thấy khó chịu.

Eric Barton