BM: Làm việc tại nhà sao cho hiệu quả

Monday, March 30, 2020

Làm việc tại nhà sao cho hiệu quả

Nhiều công ty trên thế giới đã yêu cầu bắt buộc nhân viên của họ làm việc từ xa. Một thuật ngữ mới xuất hiện, WFH - work from home, tức là làm việc từ nhà.

Google, Microsoft, Twitter. Hitachi, Apple, Amazon. Chevron, Salesforce. Spotify.

Từ Anh Quốc cho tới Hoa Kỳ, từ Nhật Bản cho tới Hàn Quốc, đó là những công ty toàn cầu mà trong những ngày gần đây dã triển khai chính sách bắt buộc làm việc tại nhà giữa lúc đại dịch Covid-19 đang hoành hành.

Phần đông mọi người nhìn nhận sự thay đổi cách làm việc "tại nhà" này sẽ trở thành cách thức mới kể từ sau khi Tổ chức Y tế Thế giới WHO công bố tình trạng "đại dịch toàn cầu" vào hôm thứ Tư ngày 11/3.

Với một số người lao động thì đây là lần đầu tiên họ trải nghiệm làm việc tại nhà, có nghĩa là họ phải làm thế nào để tập trung làm việc trong một môi trường có vẻ khó mà đạt hiệu suất công việc.

Nhưng vẫn có cách để họ đạt được kết quả mà không bị phân tán mất thời gian vào những thứ khác, bắt đầu từ việc tạo ra một góc riêng cho không gian làm việc cho đến thay đổi cách thức tương tác với đồng nghiệp.

Điều chỉnh cách thức trao đổi, liên hệ

Dù là có virus corona hay không, thì điều then chốt giúp bạn làm việc tại nhà đạt hiệu quả là phải có cách thức trao đổi, liên hệ rõ ràng với sếp, và phải hiểu đích xác sếp mong đợi gì ở bạn.

"Bạn cần chủ động liên hệ trao đổi hàng ngày với sếp mình," Barbara Larson, giáo sư chuyên ngành quản trị ở Đại học Đông Bắc Boston, người có đề tài nghiên cứu 'làm việc từ xa', nói.

"Hãy đề nghị sếp liệu có thể dành thời gian trao đổi điện thoại trực tiếp khoảng 10 phút khi bắt đầu ngày làm việc và 10 phút lúc cuối ca làm việc được không. Có đôi khi chính sếp cũng chưa nghĩ đến việc đó."

Các công ty lớn nhỏ trên toàn thế giới đã bắt đầu thực hiện chương trình làm việc tại nhà bắt buộc, nhằm giãn rộng khoảng cách giao tiếp xã hội trực diện để ngăn chặn sự lây lan của Covid-19

Bình thường mỗi ngày mọi người đều làm việc cùng chỗ với sếp, nên trao đổi công việc khá dễ dàng và không tốn mấy công sức.

Nhưng điều này không còn được như vậy khi chúng ta phải chuyển sang làm việc tại nhà, và việc trao đổi sẽ bị gián đoạn cực nhiều nếu công ty của bạn không làm quen được với sự thay đổi cách thức này.

Ví dụ như sếp bạn có thể không quen chỉ đạo trực tuyến đối với nhân viên, hay công ty bạn chưa sẵn có những công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà, như phần mềm trò chuyện trực tuyến Slack hay phần mềm họp video trực tuyến Zoom, giáo sư Larson nói.

Nhưng ngay cả những người đã quen với cách thức làm việc tại nhà vẫn có thể cảm thấy bị phân tâm và cô đơn.

Một nghiên cứu năm 2019 thực hiện trên 2500 người làm việc từ xa, do công ty dịch vụ phát triển thương hiệu trực tuyến Buffer thực hiện, cho thấy sự cô đơn là khó khăn thứ hai, có ở 19% số người tham gia nghiên cứu. Sự cô đơn làm giảm động lực làm việc và hiệu suất làm việc.

Cho nên khi bạn có sự trao đổi với sếp và đồng nghiệp từ nhà, việc đó sẽ có tác dụng không kém gì việc gặp gỡ trực tiếp và liên tục, giáo sư Larson nói: do đó hãy dùng các cuộc gọi video, như Skype hay Zoom.

"Không bị để ý tới thì việc mất tập trung có thể là một vấn đề thực sự đối với các nhân viên làm viẹc từ xa," Sara Sutton, CEO kiêm sáng lập viên của trang web tìm việc làm tại nhà FlexJobs, nói. "Những nhân viên làm việc từ xa giỏi nhất là người thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp và sếp" bằng đủ mọi cách khác nhau.

Hãy coi đó như công việc tại cơ quan

Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích khi làm việc tại nhà mà bạn cần chú ý.

Chẳng hạn như bạn không nên ăn mặc bộ đồ ở nhà chỉ vì bạn không làm việc ở cơ quan. "Hãy tắm táp cho đầu óc sảng khoái và trang phục chỉnh tề. Thái độ nghiêm túc y như thể bạn làm việc tại cơ quan vậy," giáo sư Larson nói.

Nếu bạn không có phòng làm việc tại nhà, hãy cố gắng hết mức để tạo một không gian dành riêng cho công việc.

"Khi phải làm việc tại nhà mà không có một chỗ làm việc với đầy đủ trang thiết bị thì hiệu suất sẽ kém," Sutton giải thích.

Bà nói việc sử dụng màn hình kép, bàn phím và chuột không dây giúp bà đạt năng suất cao hơn khi làm việc tại nhà.

Một người ở Ý tập luyện tại nhà trên chiếc xe đạp cố định nhằm hạn chế đi ra ngoài khi Ý phong toả toàn quốc để đối phó với đại dịch Covid-19

Thay vì nằm trên giường làm việc với cái máy tính cầm tay, bạn hãy thử cách sử dụng sáng tạo hơn.

Sự thay đổi có thể đơn giản chỉ là kê cái kệ để đầu giường ra một góc, tránh xa những thứ gây sao nhãng, đặt máy tính lên đó và ngồi vào một chiếc ghế có tựa lưng dựng thẳng, giống như khi bạn ngồi ở bàn làm việc tại sở. (Nhớ để ý tư thế ngồi và cách đặt máy, đặt tay, chân cho đúng cách.)

Việc này cũng nhằm thông báo cho những người trong nhà bạn biết rằng bạn đang 'làm việc'.

"Hãy đề ra những quy ước mà mọi người trong nhà cần tuân thủ, ví dụ như, 'Khi cửa phòng tôi đóng thì xem như tôi không có mặt ở nhà,'" giáo sư tâm lý học Kristen Shockley tại trường Đại học bang Georgia nói.

Trong một không gian dành riêng, nơi bạn có thể tập trung làm việc, bạn sẽ dễ dàng thấy được những lợi ích của làm việc từ xa.

Trong một cuộc khảo sát được FlexJobs tiến hành trên 7.000 nhân viên hồi năm ngoái, 65% người tham gia cho biết họ làm việc tại nhà có hiệu suất cao hơn, nhờ những ưu điểm như ít bị đồng nghiệp làm phiền, giảm thiểu những cư xử xã giao chốn công sở và bớt được áp lực đi lại vất vả từ nhà đến cơ quan.

Kết thúc một ngày làm việc như thế nào cũng là việc khá quan trọng.

Trong cuộc khảo sát của công ty Buffer nêu trên, than phiền hàng đầu về làm việc tại nhà là không thể dứt ra khỏi công việc.

Khi bạn không thể ra khỏi nhà để đến cơ quan, đi vào bên trong rồi ra về khỏi nơi công sở có khung giờ làm việc rõ ràng, giáo sư Shockley cho rằng ta nên có "những khoảng chuyển tiếp tâm lý" để tạo cân bằng về mặt tinh thần: chẳng hạn như có 20 phút uống cà phê sáng, và tập thể dục sau khi công việc để khởi đầu và kết thúc một ngày làm việc.

"Kể cả khi không phải chăm sóc con cái, bạn vẫn dễ bị sao nhãng về các chuyện như, 'Ồ, mình cần phải giặt đồ, thôi để tranh thủ bấm máy giặt rồi vào làm việc,'" bà nói. "Bạn phải đặt mình vào khuôn khổ và luôn ý thức rằng mình đang thực sự trong giờ làm việc."

Đừng nghĩ rằng mình bị cách ly

Dù những lợi ích nói trên có khả quan ra sao thì bản chất ép buộc và đột ngột của sự chuyển dịch làm việc từ văn phòng về nhà vẫn có thể khiến một số người phải gồng mình để làm quen.

"Virus corona đã đẩy mọi người vào tình trạng phải làm việc cật lực ở nhà," giáo sư kinh tế Nicholas Bloom từ Đại học Stanford ở California, người đã diễn thuyết về làm việc từ xa cho chương trình truyền hình TED Talks, nói.

Ông nói có hai kiểu làm việc tại nhà: ngắn hạn hoặc thỉnh thoảng mới cần làm việc tại nhà, và làm việc tại nhà hoàn toàn.

"Để so sánh thì nó giống như một bên là bài thể dục nhẹ nhàng, còn một bên là khóa huấn luyện chạy đường trường marathon vậy," ông nói.

Kiểu thứ hai thường hiếm khi xảy ra - giáo sư Bloom nói chỉ khoảng 5% lực lượng lao động Mỹ nói họ làm việc từ xa toàn thời gian.

Do đại dịch virus corona, chúng ta không biết được khi nào cách thức làm việc tại nhà sẽ chấm dứt, cho nên lại có thêm một số vấn đề phát sinh.

Ví dụ như các bậc cha mẹ cảm thấy khó làm việc khi con cái cũng ở nhà do các trường học cũng đồng thời đóng cửa. Mà như vậy thì việc trao đổi chặt chẽ với sếp - những người sẽ cần phải cảm thông cho nhân viên - là cực kỳ quan trọng.

Các chuyên gia cho biết cách thức trao đổi "như thật", ví dụ gọi điện thoại kèm hình ảnh video khi làm việc tại nhà, giúp xua tan cảm giác bị cô lập, đồng thời hỗ trợ cho sự đoàn kết và hiệu suất làm việc của cả nhóm

Bị cô lập trong thời gian dài cũng có thể ảnh hưởng xấu đến tâm lý làm việc và hiệu quả công việc.

Đó là lý do giáo sư Larson gợi ý các nhóm làm việc hãy thử duy trì tình trạng giả bộ như đang làm việc cùng nhau và sự gắn bó với đồng nghiệp qua những hình thức độc đáo mới mẻ như tiệc pizza trực tuyến hay những khung giờ vui vẻ từ xa, khi mọi người gọi điện thoại nhóm và cùng nâng ly cocktail trên ứng dụng Slack hoặc Skype.

"Đó là những cách tốt để mọi người cảm thấy gắn bó với nhau - cho dù khá kỳ quặc nhưng nó làm cho mọi người đều vui," giáo sư Larson nói, và mô tả ý tưởng này là tạo tâm lý "đồng cam cộng khổ". "Nó làm nhẹ bớt và xoa dịu căng thẳng của môi trường làm việc tại nhà đầy rẫy khó khăn."

Sutton cũng ủng hộ ý tưởng tiếp tục những hoạt động tập thể tại văn phòng dưới hình thức trực tuyến.

"Tiệc mừng sinh nhật, tuyên dương trước tập thể khi hoàn thành mục tiêu và kết thúc dự án," bà Sutton nói. "Cũng nên dành chút thời gian cho tán gẫu và chuyện phiếm ngoài lề công việc."

Giữ vững tinh thần

Thời khắc đầy áp lực căng thẳng không cho phép phạm sai lầm. Những bản tin có nội dung tiêu cực, những mối lo về dịch bệnh và người thân lớn tuổi trong nhà, kể cả việc phải kiềm chế ý muốn tích trữ giấy vệ sinh trong hoảng loạn đều có thể khiến bạn lơ là kiểm tra email công việc.

Khi bạn tăng cường trao đổi, thảo luận với đồng nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xua tan cảm giác bị cô lập, vốn là thứ có thể gây trầm cảm.

"Nhìn chung thì làm việc tại nhà toàn thời gian trong một giai đoạn ngắn khoảng hai đến bốn tuần sẽ gây khó khăn cho cả nền kinh tế và cá nhân người lao động, song vẫn trong mức có thể chịu đựng được," giáo sư Bloom nói. "Lâu hơn nữa,giả sử như hai hay ba tháng, thì làm việc ở nhà sẽ để lại tổn thất nặng nề về kinh tế và sức khoẻ."

Giáo sư Bloom đồng ý rằng giải pháp cho những khó khăn khi nhân viên làm việc tại nhà bao gồm việc tăng cường tối đa các cuộc trao đổi trực tuyến qua video call, những cập nhật tình hình thường xuyên từ sếp - đặc biệt là đối với những nhân viên sống một mình. là những người sẽ dễ cảm thấy bị cô lập hơn so với những người sống cùng gia đình - và có các cuộc họp trực tuyến định kỳ để tán chuyện ngoài lề, như cùng thưởng thức cà phê hoặc một vài ly đồ uống.