Là một công cụ giao tiếp
trong công việc khá phổ biến hiện nay, thế nhưng không phải ai cũng biết tận
dụng hết các tính năng vô cùng tiện lợi mà Gmail đang có. Hãy xem bạn dùng
Gmail “pro” cỡ nào nhé!
Quay ngược thời gian
Sau khi cẩn thận, trau chuốt soạn thảo một bản e-mail mất cả tiếng đồng hồ, bạn
hít một hơi dài và bấm gửi đi cho sếp để rồi nhận ra mình đã viết sai họ của
sếp cũng như quên luôn việc đính kèm tập tin vào đấy. Ôi không! Ước gì Gmail có
nút để chặn ngay bản e-mail chưa hoàn chỉnh đó.
Vâng, Gmail có đấy. Việc bạn làm bây giờ là nhìn phải góc phải của hộp thư.
Chọn biểu tượng bánh răng – Settings – Labs – sau đó kéo hết xuống dưới đến khi
bạn thấy khung “Undo Send” - bật chế độ này lên. Từ đây về sau, mỗi khi bạn gửi
e-mail, bạn sẽ thấy nút “Undo Send” ngay bên trên màn hình trong vài giây, giúp
bạn ngăn chặn ngay lập tức những sai lầm có thể gây phiền toái cho mình từ bản
e-mail bất cẩn kia.
Dán nhãn cho thư
Mỗi ngày có thể bạn sẽ nhận được hàng trăm bức e-mail nhưng không phải cái nào
cũng quan trọng đáng để đọc. Do vậy, việc phân loại thư bằng cách gắn các label
(nhãn) cho chúng sẽ giúp cho bạn sàng lọc dễ dàng hơn.
Xổ bảng điều khiển bên tay trái của hộp thư ra, bạn sẽ thấy phần “Categories”. Bạn tạo nhãn mới bằng cách bấm vào “Create New Label”. Từ đấy bạn có thể tự tạo ra hàng loạt các tên để gắn nhãn cho các e-mail sau này, chẳng hạn như “Gấp!” hay “Không cần quan tâm”, hoặc những nhãn đặc biệt riêng cho bạn bè, người thân.
Lần tới khi bạn nhận được e-mail cần phải trả lời nhưng chưa rảnh ngay, hãy mở
nó ra và chọn vào biểu tượng Labels phía trên thanh công cụ (trông giống như
cái tag giá). Chọn nhãn mà bạn muốn gắn cho e-mail đó. Những e-mail sau này từ
cùng người này gửi sẽ tự động được gắn nhãn và bạn có thể coi tất cả thư cùng
nằm trong mục đặc biệt này bằng cách chọn tên của mục nằm trên thanh công cụ
bên tay trái.
Tìm kiếm chi tiết
Người đồng nghiệp đã gửi cho bạn một tập tin từ lâu lắm rồi và giờ bạn muốn
kiếm lại. Nhưng hỡi ôi gần cả nghìn e-mail làm việc trong cả năm qua làm sao mà
lùng ra cho hết? Giờ đây thành công cụ tìm kiếm trên góc màn hình sẽ thay bạn
thực hiện công việc khó khăn đó, còn bạn chỉ cần nhớ một vài lệnh cơ bản.
Ví dụ như muốn lọc ra e-mail có file đính kèm, bạn dùng lệnh “has:attachment”;
tìm những thư chưa đọc trong hộp thư đến “in:inbox is:unread”; tìm từ một người
gửi xác định “from:tên người gửi”; tìm trong một khoảng thời gian nào đó “newer_than:”
hoặc “older_than:”… Quá tiện lợi phải không? Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các
lệnh khác ...
Hộp thư bí mật
Bạn có biết rằng bạn có thể biến một địa chỉ Gmail nào đó thành cả trăm cái
khác nhau? Gmail không nhận diện được dấu chấm và dấu cộng, nhưng bạn có thể sử
dụng chúng khi trao đổi địa chỉ e-mail với những người khác. Ví dụ, e-mail của
bạn là abcd@gmail.com, bạn có thể đưa cho khách hàng tiềm năng của mình thành ab.cd@gmail.com.
Tất nhiên bạn vẫn sẽ nhận được tất cả thư như bình thường nhưng giờ bạn có thể
dễ dàng lọc các e-mail đặc biệt đó ra để sử dụng khi cần thiết.
Câu trả lời lười biếng
Bạn gửi e-mail mỗi ngày và thường xuyên sử dụng một đoạn trả lời, hoặc một câu
nào đó trong mỗi thư gửi đi? Gmail có một tính năng giúp bạn lưu sẵn những đoạn
quen thuộc mà bạn có thể thêm vào trong e-mail, tiết kiệm thời gian không phải
gõ lại từ đầu.
Để tạo những câu trả lời sẵn của mình, bạn chọn biểu tượng bánh răng bên tay
phải hộp thư – Settings – Labs – bật chế độ “Canned Responses”.
Sau này khi bạn soạn e-mail trả lời, một dấu hiệu mũi tên nhỏ sẽ hiển thị ở
cuối phần soạn tin. Bạn bấm vào nó để thêm vào những câu đã có sẵn.
Kết
hợp lịch làm việc
Bạn sẽ không cần phải chuyển qua lại giữa hai ứng dụng Gmail và lịch làm việc
nữa vì bạn có thể kết hợp chúng vào làm một.
Chọn biểu tượng bánh răng bên góc phải hộp thư – Settings – Labs – bật chế độ
“Google Calendar Gadget” lên và thế là xong. Từ nay bên cột trái của hộp thư sẽ
hiển thị lịch làm việc của bạn.
Tạo danh
sách việc cần làm
Bạn có một ông sếp thích gửi hàng đống e-mail yêu cầu mỗi ngày? Hãy ghi nhớ
chúng bằng cách tạo nên danh sách việc cần làm ngay trong hộp thư của bạn.
Khi bạn mở thư ra, xổ nút “More” trên thanh công cụ ra, chọn “Add to Tasks”.
E-mail này sẽ được thêm vào danh sách những thứ bạn cần làm trong ứng dụng
Gmail. Truy cập vào danh sách bằng cách xổ biểu tượng “Gmail” bên góc trái hộp
thư và chọn “Tasks”.
Tìm
đường nhanh
Một trong những tính năng tuyệt vời của Gmail giúp cho bạn dễ dàng hơn trong
việc xác định được nơi mình đến. Để hiển thị bản đồ Google của bất kỳ địa chỉ
nào được gửi đến bạn qua e-mail, bạn chọn biểu tượng bánh răng bên góc phải hộp
thư – Settings – Labs – bật chế độ “Google Maps previews in mail”.
Những e-mail sau này nếu có đính kèm địa chỉ, Gmail sẽ tự động nhận diện, tìm
kiếm và hiển thị cả bản đồ cho bạn trong nội dung e-mail.
Nút
“snooze” cho e-mail
Đôi lúc những bức thư rất quan trọng nhưng lại đến trong thời điểm không mấy
hợp lý, nút “snooze” ra đời để giúp cho bạn hoãn chúng lại và báo hiện thị lần
nữa vào lúc thích hợp hơn. Có tin đồn rằng Google sẽ sớm ra mắt nút “snooze”
riêng cho Gmail, trong lúc chờ đợi đó, bạn có thể sử dụng một plug-in tên là
Streak trên máy tính hoặc ứng dụng Mailbox trên điện thoại để dời những e-mail
quan trọng đó hiện lên vào lúc tiện lợi khác.
Lưu trữ
danh dạ
Bạn có một công việc mới? Chúc mừng bạn! Nhưng hẳn là bạn cũng không muốn mất
đi những thứ quan trọng lưu trong e-mail cũ. Rất đơn giản, hãy sao lưu tất cả
thông tin đó lại bằng cách đăng nhập vào e-mail cũ, vào Google Takeout, bấm vào
nút “Create Archive” để tạo ra bản sao lưu cho tất cả danh bạ, e-mail và thậm chí
cả thông tin trong Google Drive của bạn nữa.
E-mail là một cách để giao tiếp và quản lý công việc khá hiệu quả. Bạn thấy
những “chiêu” này có hữu dụng với mình hay không? Cùng chia sẻ thêm những điều
hay ho mà bạn biết nhé!
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.